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01. 背景・課題

コロナ禍・リモートワークで電子契約の利用が増加

自社の強みを生かした、契約業務を支援する新サービスを構想

━━日本パープル様の事業やサービスについて、お聞かせください。

 

林氏:私たちは現在、機密文書の廃棄や保管を行う「保護(まもる)くん」をはじめとする情報セキュリティ事業、書類の保管や文書電子化などを手掛けるデジタルアーカイブ事業、物品の保管サービスをご提供するストレージテック事業の3事業を展開しています。社内では各事業をカンパニー制で運営しており、お客様の情報を共有しながら最適なご提案ができる体制を構築しています。

契約書管理クラウド「ConPass(コンパス)」は、デジタルアーカイブ事業のひとつで、2022年6月からご提供を開始しました。管理項目の自動抽出やタスク管理機能によって、契約業務のあらゆる手間を削減すると共に、リスク管理の強化を実現するサービスです。

 

━━「ConPass(コンパス)」の開発に至る経緯は、どのようなものだったのでしょうか?

 

小松氏:2020年からのコロナ禍でリモートワークが浸透し、電子契約を利用する企業も増えました。契約書類のデータ化も進むことになり、私たちもそうした社会の変化に適応していく必要があると思いました。長年、文書管理という領域で多くのお客様にサービスをご提供してきて、ビジネス文書の保管と電子化に関するノウハウは豊富にありましたので、それらを活かせば私たちにしかできない価値を契約業務の領域でご提供できるのではないかと考えたのです。

 

━━「ConPass(コンパス)」の開発で意識されたことは?

 

小松氏:開発をスタートする前に、法務や契約の業務でどのような課題があるか、お客様に話をお聞きしました。その結果、多くの中堅中小企業では担当者が一人で契約業務を行っていることがわかり、そうした皆様の課題解決に役立つサービスを提供しようと決めました。

契約業務は企業や組織によってフローが異なり、必要な機能ややりたいこともさまざまです。法務のご担当者はもちろん、関連する業務に携わる人にとっても使いやすくなるよう、ユーザーインターフェースの部分などもこだわりを持って開発を進めました。

「コンパス」(羅針盤)という名称も、お客様の契約業務をより良い方向に導く、1つのサービスで完結できるようにしたいという思いを込めています。

株式会社日本パープル

代表取締役社長

​林 壮之介 氏

━━「ConPass(コンパス)」を利用されているお客様からの評価はいかがでしょうか?

 

小松氏:「ConPass(コンパス)」の特長的な機能である「AIによる管理項目の自動抽出」は、これまで手作業で入力していた契約書の項目入力を自動化できます。ご利用いただいているお客様からは、工数が大幅に減って管理台帳の作成が楽になったとご評価をいただいています。

また、これまでは各部門から問い合わせがあってから紙の契約書を探し、スキャンしてデータ化したファイルを送るといった業務が生じていたお客様が、「ConPass(コンパス)」で契約書を一元的に管理することで、文書を探す手間やデータ化などの工数が削減されて業務スピードが高まったという声もお聞きしています。

 

林氏:私たちもサンプルとなる文書をGCPに読み込ませて学習させるという地道な作業を日々行っていますが、繰り返すほどデータ抽出の精度が改善していくことは数値として把握しています。まだサンプルとして読み込ませたことがない文書でも、一定の数量を読み込ませれば一定の成果が得られることがはっきりしているので、こうすればサービスを改善できるという気付きや、お客様にもっと良いサービスをご提供できるという自信にもつながっていると思います。

 

━━今後、どのような展開を考えているでしょうか?

 

小松氏:今は、私たちの強みである文書管理の部分で機能の強化を進めています。文書の電子化やデータの補正、契約書の受取代行といった、BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)のようなことができないかと模索しているところです。また、セキュリティ関連ではお客様の考え方が多様化してきていますので、私たちも要望を踏まえながら検討していきたいと考えています。

 

林氏:お客様の声を聞いて、それを形にしていくということに日々取り組んでいます。「ConPass(コンパス)」に関しても開発と改善を続け、お客様に最適なご提案ができるようにしていきたいと思っています。要件がある程度固まってきたらリベルスカイに相談して、スピーディに展開していくというサイクルをこれからも続けていきたいですね。

━リベルスカイへの評価を改めてお聞かせください。

小松氏:リベルスカイはこちらの意図や目的を本質的な部分から理解された上で、実現に必要なこと、技術的なことを私たちにわかりやすく噛み砕いて伝えていただいていると感じます。こちらの意見に対しても、その内容を的確にくみ取り、こうしたほうがより良いのでは? と提案いただくこともありました。パートナーとして信頼関係を築けていると思っていますので、今後もより良いサービスを実現する方法を一緒に考えていける関係でありたいです。

林氏:私たちは開発のプロではなく、いろいろとおぼつかないところもある感じでプロジェクトを進めていくことになったのですが、リベルスカイはコミュニケーションも的確で、わかる言葉で伝えていただけるのでとても助かりました。パートナー選定の際に抱いた柔軟さやスピード感への期待を上回る対応に、とても満足しています。

03. 効果・今後

AI機能を活かした契約書管理業務の効率化は顧客からも高評価

データ抽出精度や機能の向上を続け、より良いサービスを提供

Google Cloud Vision APIとNatural Language APIを活用して、契約書管理クラウドサービス「ConPass(コンパス)」を開発

要件定義開始から、1年弱の短期間でサービスリリースを実現

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株式会社日本パープル 様

━━「ConPass(コンパス)」の基盤としてGCPを採用した理由をお聞かせください。

 

林氏:「ConPass(コンパス)」の開発を進める前に、PoCという形で紙文書のデジタル化、データの抽出に関する検証を行っていました。いくつかのプラットフォームで試してみて、文書の認識やテキスト出力など一連の処理で満足できるアウトプットを得られたのがGCPのAI機能だったのです。セキュリティ面や将来的な拡張性も含めて検討し、GCPをサービスの基盤として用いることを決めました。

 

━━開発パートナーとして、リベルスカイを選ばれた経緯は?

 

林氏:私たちには社内に十分な開発リソースがなかったので、外部のパートナー様と共同で進めていくことが前提でした。GCPを利用した開発やサービス構築に関する情報をいろいろ集めている時、リベルスカイを紹介している記事を見つけて、問い合わせをしたのがきっかけです。クラウドビジネスを積極的に展開している株式会社テラスカイグループの会社として、設立されて間もない創業期ということもあり、対応の柔軟さやフィードバックの早さに期待しました。

 

━━開発・構築のスケジュールは順調だったのでしょうか。

 

小松氏:私自身が技術面にさほど明るいわけではなかったこと、また競合他社が毎週のように新たな機能やサービスを発表してくるという情勢の中で、「ConPass(コンパス)」をどのように作り上げていくか、スピード感を持って判断していく必要がありました。こちらが要件を明確に決められず苦労するところもありましたが、リベルスカイはこちらの意図ややりたいことを的確に把握されて、わかりやすく助言などいただきながらプロジェクトを進めることができました。

事前検証のPoCは2021年3月頃、それから要件定義と開発工程を経て、2022年6月にサービスをリリースしました。全体で1年半ほど、実質的な開発期間は半年ほどという短期のプロジェクトでしたが、リベルスカイの対応は丁寧かつスピーディで、とても安心感がありましたね。

02. 選定・構築

文書のデータ化で高い精度を得られるGCPのAI機能を活用

リベルスカイの的確・柔軟・スピーディな支援を得て、

短期のプロジェクトを完遂

株式会社日本パープル

デジタルアーカイブカンパニー

ゼネラルマネージャー

小松 怜央 氏

01. 背景・課題

・コロナ禍でリモートワークが浸透し、電子契約の利用が増加

・自社の強み、ノウハウを活用して煩雑な契約業務の課題を解決する新サービスを構想

02. 選定・課題

・事前の検証でGCPのAI機能による文書のデータ化、項目抽出の精度の高さを確認し新サービスの基盤にGCPの採用を決定

・開発にあたり新進ベンダーであるリベルスカイの対応に期待

 →的確、柔軟、スピーディな支援により、短期間でサービスリリースを実現

03. 効果・今後

・AIによる管理項目の自動抽出は、顧客から高評価

・管理機能の強化など、システムとサービスを継続的に改善

・中堅中小企業における契約業務のDXを推進

株式会社日本パープル

株式会社日本パープルは、1972年の創業以来、官公庁や企業、各種団体の情報文書の保管から処理までをトータルに担ってきた、文書・情報管理のプロフェッショナルです。7,000社以上の顧客を持ち、

長年にわたって培ってきた実績と安心のセキュリティは高く評価されています。

従来の紙文書から最新のデジタル環境まで幅広く対応し、顧客が本来のビジネスに集中できるように、

紙媒体や記録媒体の機密抹消処理、文書・物品保管、ドキュメントDX、情報セキュリティなどさまざまな面から支援しています。同社はコロナ禍に伴う電子契約の利用増加など情勢の変化を踏まえ、煩雑な契約業務をシンプルにする契約書管理クラウドサービス「ConPass(コンパス)」を2022年から提供しています。

その基盤にはGoogle Cloud Platform(GCP)を採用しており、AI機能を活用した契約文書のデータ化と項目抽出は業務負担の削減に大きな効果を上げています。

本社所在地:東京都港区六本木七丁目15-7 新六本木ビル5階

設立:1972年(昭和42年)5月12日

資本金:10,000千円

従業員数:80名

事業内容:情報セキュリティ事業、デジタルアーカイブ事業、ストレージテック事業

https://www.mamoru-kun.com/

契約書管理クラウドサービス「ConPass(コンパス)」

https://www.mamoru-kun.com/page/conpass/

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